إستقبال مكالمات العملاء المحتملين في شركة المحاماة

من أهداف التسويق لشركة المحاماة من خلال إدارة موقعها الإلكتروني، هو جعل هواتفها أكثر رنيناً، نتيجة إستقبال مكالمات العملاء المحتملين.

فإذا كانت شركة المحاماة تتحصل على قدر كبير من إستقبال مكالمات العملاء المحتملين، فهذا هو دور التسويق القانوني الإلكتروني.

ولكن هناك دور أخر هام جداً داخل الشركة، وهو كيفية إستقبال مكالمات العملاء المحتملين.

لذلك ينبغي متابعة تلك المكالمات، للتأكد من أنه عندما يرن هاتف الشركة، يتم التعامل مع العميل المحتمل على أفضل نحو ممكن.

البرنامج النصي للرد على العملاء

قد يرغب الكثير من موظفين الإستقبال في التمسك ببرنامج نصي للرد على العملاء، ولكن كل عميل يتصل يكون مختلف عن الأخر، ويتصرف بشكل مختلف، ومن الصعب أن يوجد نص لكل موقف.

لهذا فإن الأمر الأكثر أهمية – من البرنامج النصي – هو وجود مبادئ يتم تعزيزها بإستمرار لموظفي الإستقبال، والموظفين لديك، في إستقبال مكالمات العملاء المحتملين، والتي يمكن أن تنطبق على كل مكالمة، بغض النظر عن المتصل.

المبادئ الأكثر أهمية في إستقبال مكالمات العملاء في شركة المحاماة الخاصة بك:

العميل المحتمل القائم بالإتصال

إفترض أن كل مكالمة هاتفية تأتي من عميل محتمل إلى شركة المحاماة الخاصة بك هو عميلك المناسب.

إتبع هذا المبدأ عندما يتصل ذلك العميل بشركتك، وإمنح نفسك أعلى إحتمال لتحويله إلى عميل فعلي لك.

سرعة الرد على الهاتف

أجب على الهاتف ولا تتركه يرن كثيراً، ولا تجعل الأشخاص المتصلين ينتظروا طويلاً لكي تجيب على المكالمة.

موظف إستقبال الهاتف

يقوم موظف إستقبال الهاتف الخاص بك، بعمل الإنطباع الأول لشركتك مع عميلك المتصل.

فينبغي أن يكون لهذا الشخص صوت واضح، ويكون متخصص في هذا المجال، لأنه أصبح واجهتك أمام عملائك المتصلين هاتفياً.

بيانات العميل المحتمل القائم بالإتصال

حدد مسبقاً البيانات التي سيطلبها موظف الإستقبال، عند إستقبال مكالمات العملاء المحتملين المتصلين، قبل أن يقوم بتحويل المكالمة إلى شخص آخر.

أحصل على معلومات الإتصال دائماً – قبل تحويل أي مكالمة – تأكد من أن موظف الإستقبال الخاص بك يتلقى معلومات الإتصال.

حيث قد يؤدي ذلك إلى توفير بيانات عميل متوقع، لمعاودة الإتصال به في حالة إنقطاع إتصال المكالمة.

لا تجعل العميل المتصل يسرد مشكلته مرتين

من الأشياء التي لا يرغب فيها المتصلين عادة، هي الإضطرار إلى سرد مشكلته مرتين عبر الهاتف لشخص لا يعرفه، خصوصاً إذا كانت طويلة ومؤلمة.

إقتراحنا هو: إذا كنت ستقوم بتحويل المكالمات إلى محامي داخل الشركة، فإفعل ذلك بسرعة بعد أخذ البيانات الشخصية.

أظهر إنسانيتك مع العميل المتصل

الأشخاص الذين يتصلون بك غالباً ما يكونوا في أزمات، ومشاكل هائلة، ولهذا السبب يجب أن يتمتع موظف الإستقبال لديك بنوع من الذكاء الإجتماعي، لنقل المستوى المناسب من التعاطف مع عملائك، عندما يتواصلون معك بخصوص مشاكلهم القانونية.

المكالمات ذات القيمة العالية للشركة

يجب أن يكون موظف الإستقبال لديك قادراً على التمييز بسرعة للمكالمة ذات القيمة العالية للشركة، سواء كان ذلك بسبب من يتصل، أو المشكلة التي يواجهها المتصل، ومن ثم يكون قادراً على توجيه المكالمة داخل الشركة.

عدم تحويل المكالمة بدون تسليمها داخل الشركة

يجب على موظف الإستقبال بذل قصارى جهده في إستقبال مكالمات العملاء المحتملين، وتسليمها داخل الشركة بدلاً من مجرد إجراء التحويل الفوري.

تسليم المكالمة هو الإتصال بالشخص الذي سيتم تحويل المكالمة إليه، وإعطاءه شرحاً موجزاً ​​عن حالة المتصل، ثم إخطار المتصل بالشخص الذي ستقوم بتحويله إليه، ثم إجراء التحويل.

هذا التصرف سيكون له إنطباع أقوى بكثير من مجرد التحويل الفوري المكالمة.

مثال توضيحي لتحقيق أقصى إستفادة من إستقبال مكالمات العملاء في شركة المحاماة:

موظف الإستقبال: شكراً على إتصالك بـ[ إسم شركة المحاماة]، كيف يمكنني مساعدتك؟

المتصل: مرحباً، إسمي محمد، وأحتاج إلى التحدث مع محامي.

موظف الإستقبال: حسناً سيد محمد، حتى أتمكن من التأكد من أنني سوف أقوم بتحوليك إلى الشخص المناسب داخل الشركة، هل يمكن أن تخبرني قليلاً حول ما تحتاجه للمساعدة؟

المتصل: حسناً، لقد تعرضت لحادث سيارة في وسط المدينة، وأُصيبت إبنتي بجروح خطيرة … أحتاج حقاً إلى مساعدة من محامي، لأنني لا أعرف كيف سأدفع فواتير المستشفى.

موظف الإستقبال: [هذا مؤلم فعلاً] سيد محمد، أنا آسف للغاية لسماع أنك مضطر للتعامل مع ذلك.

المحامون لدينا دائماً في مساعدة الأشخاص الذين يعانون من هذه الحوادث الخطيرة.

سأقوم بتحويل إتصالك لأحد محامينا، حتى يتمكن من الحصول على جميع المعلومات المحيطة بقضيتك.

المتصل: سيكون ذلك جيداً.

موظف الإستقبال: شكرا لك، وفي حال بعد أن أقوم بتحويلك، ما هو رقم هاتفك المفضل للتواصل معك؟

المتصل: إنه (123456789)

موظف الإستقبال: ممتاز، الآن إذا كنت لا تمانع في الإنتظار، سأقوم بالتواصل مع المحامي (إسم المحامي) لتحويلك إليه، فهو أحد أفضل المحامين في الشركة عندما يتعلق الأمر بحوادث السيارات.

ثم يضع المتصل في الإنتظار لفترة قصيرة، ويتواصل مع المحامي ويقدم وصفاً موجزاً له عن العميل ومشكلته.

موظف الإستقبال: حسناً سيد محمد، سأقوم بتحويلك إلى المحامي (إسم المحامي) الآن ، وقد شاركت معه ما أخبرتني به، ويود التحدث معك لمعرفة المزيد عن موقفك.

المتصل: شكراً لك

تحويل المكالمة ..

خدماتنا ذات الصلة:

• إدارة الموقع الإلكتروني لشركة المحاماة (إعرف المزيد)
• كتابة محتوى الموقع الإلكتروني لشركة المحاماة (إعرف المزيد)
• إدارة مواقع التواصل الإجتماعي للخدمات القانونية (إعرف المزيد)

إذا كنت ترغب في المزيد من المعلومات، حول كيفية إستقبال مكالمات العملاء المحتملين في شركة المحاماة، فقط إتصل بالمكتب القانوني الإلكتروني.